Power BI Beratung: So prüfst Du Angebote und Leistungsumfang

Montagmorgen liegt ein Angebot für Power BI Beratung auf Deinem Tisch. Die Präsentation überzeugt, die Tagessätze sind aufgeführt, einige Dashboard-Beispiele sehen gut aus. Doch was bekommt Dein Unternehmen tatsächlich: neue Berichte, eine belastbare Datengrundlage oder dauerhaft externe Unterstützung?

Für IT-Leitung und Controlling entscheidet sich die Qualität eines Angebots nicht an Screenshots. Entscheidend ist, ob Ergebnisse, Verantwortlichkeiten und Übergabe überprüfbar beschrieben sind. Mit dieser Prüfliste vergleichst Du Angebote anhand von Datenmodell-Audit, Kennzahlendokumentation, Abnahmekriterien und Wissenstransfer – bevor Du Budget freigibst.

Kurz gesagt: Einen geeigneten Power BI Partner erkennst Du daran, dass sein Angebot überprüfbare Ergebnisse statt nur Beratungstage beschreibt. Datenmodell-Audit, abgestimmte Kennzahlen, messbare Abnahmekriterien und praktischer Wissenstransfer sollten ausdrücklich zum Leistungsumfang gehören. So kaufst Du nicht nur Berichte, sondern auch die Fähigkeit, sie zuverlässig zu betreiben und weiterzuentwickeln.

Wie wählst Du einen Power BI Partner?

Ein geeigneter Power BI Partner verbindet technische Umsetzung mit fachlicher Verantwortung und einer nachvollziehbaren Übergabe. Prüfe deshalb nicht nur seine Erfahrung, sondern vor allem, wie konkret er Ergebnisse, Risiken und Mitwirkungspflichten beschreibt.

IT und Controlling sollten das Angebot gemeinsam bewerten. Die IT prüft Datenzugriffe, Architektur, Berechtigungen und Betrieb. Das Controlling prüft Kennzahlenlogik, Abstimmung mit bestehenden Auswertungen und fachliche Nutzbarkeit. Keine dieser Perspektiven ersetzt die andere.

Bitte den Anbieter um anonymisierte Beispielartefakte: einen Audit-Bericht, eine Kennzahlendokumentation oder ein Abnahmeprotokoll. Damit erkennst Du besser als an einer Dashboard-Demo, wie systematisch er arbeitet.

Ein guter Partner fragt auch nach unbequemen Punkten: Wer entscheidet bei widersprüchlichen Umsatzdefinitionen? Wer stellt Zugänge bereit? Wer übernimmt nach Projektende fehlgeschlagene Datenaktualisierungen? Fehlen solche Fragen, bleiben wesentliche Projektrisiken möglicherweise unberücksichtigt.

Was muss ein Angebot für Power BI Beratung enthalten?

Ein belastbares Angebot für Power BI Beratung benennt Liefergegenstände, Grenzen und Verantwortliche für jede wesentliche Leistung. Besonders wichtig sind vier Bausteine: Datenmodell-Audit, Kennzahlendokumentation, Abnahmekriterien und Wissenstransfer.

1. Datenmodell-Audit mit priorisierten Maßnahmen

„Analyse der bestehenden Lösung“ ist zu ungenau. Lass festhalten, welche Datenquellen, semantischen Modelle und Berichte untersucht werden. Zum Audit gehören je nach Ausgangslage:

• Tabellenstruktur, Granularität und Beziehungen im Datenmodell;
• DAX Measures, Filterkontext und mögliche Mehrfachzählungen;
• Speicher- und Verbindungsmodi, etwa Import oder DirectQuery;
• Datenaktualisierung, Gateway-Abhängigkeiten und Fehlerbehandlung;
• Berechtigungen einschließlich Row-Level Security, soweit erforderlich;
• Performance unter vereinbarten Nutzungsszenarien.

Das Ergebnis sollte ein nachvollziehbarer Befund mit priorisierten Maßnahmen sein: Was gefährdet korrekte Zahlen, was beeinträchtigt den Betrieb und was ist lediglich Optimierung? Wichtig ist außerdem die Trennung zwischen Prüfung und Behebung. Ein Audit umfasst nicht automatisch die Umsetzung aller Empfehlungen.

2. Kennzahlendokumentation mit fachlicher Freigabe

Ein DAX-Ausdruck allein erklärt keine Kennzahl. Für jede geschäftskritische Kennzahl sollten Definition, Datenquelle, Berechnungslogik, Zeitbezug und fachlich verantwortliche Person dokumentiert sein.

Beim Umsatz muss beispielsweise klar sein, wie Stornos, Gutschriften, Währungsumrechnung und Buchungsperioden behandelt werden. Ebenso wichtig: Welche Filter beeinflussen die Kennzahl, und welche Daten sind ausgeschlossen?

Verlange eine versionierte Ablage sowie einen geregelten Freigabeprozess. Das Controlling bestätigt die fachliche Definition; die technische Umsetzung wird gegen vereinbarte Referenzfälle geprüft. So vermeidest Du, dass mehrere Berichte dieselbe Bezeichnung für unterschiedliche Berechnungen verwenden.

3. Abnahmekriterien statt „Dashboard fertig“

Abnahmekriterien müssen vor der Umsetzung feststehen. „Ansprechendes Dashboard“ oder „gute Performance“ sind keine belastbaren Prüfmaßstäbe.

Geeignete Kriterien beschreiben beispielsweise:

• Zahlenabgleich: Definierte Kennzahlen stimmen für vereinbarte Perioden und Filter mit einer freigegebenen Referenz überein; zulässige Abweichungen sind dokumentiert.
• Berechtigungen: Festgelegte Testnutzer sehen ausschließlich die für ihre Rolle vorgesehenen Daten.
• Aktualisierung: Der vereinbarte Aktualisierungsprozess funktioniert; Fehler werden an benannte Verantwortliche gemeldet.
• Performance: Vereinbarte Berichtsseiten erfüllen festgelegte Ladezeitziele unter dokumentierten Testbedingungen.

Konkrete Grenzwerte vereinbarst Du passend zu Datenvolumen, Kapazität und Nutzung. Das Angebot sollte außerdem Abnahmeverantwortliche, Testzeitraum und Vorgehen bei Mängeln benennen.

4. Wissenstransfer mit eigener Durchführung

Eine Abschlusspräsentation ist noch kein Wissenstransfer. Ziel ist, dass Dein Team vereinbarte Aufgaben anschließend selbst ausführen kann.

Lass rollenbezogene Übergaben einplanen: Das Controlling pflegt Kennzahlendefinitionen und versteht Filterwirkungen. Die IT betreut Zugänge, Aktualisierung und Bereitstellung. Berichtsentwickler können Measures und Visualisierungen nachvollziehbar ändern.

Ein guter Nachweis ist eine begleitete Übung: Dein Team erweitert einen Bericht, prüft die Änderung und veröffentlicht sie über den vorgesehenen Prozess. Dazu gehören zugängliche Projektdateien, Dokumentation und ein Betriebshandbuch. Nutzungsrechte und Ablageorte sollten ebenfalls geklärt sein.

Was bestimmt die Kosten einer Power BI Beratung?

Die Kosten einer Power BI Beratung hängen vor allem von Datenqualität, Modellkomplexität, Integrationsaufwand und vereinbartem Leistungsumfang ab. Ein Tagessatz allein erlaubt keinen belastbaren Angebotsvergleich.

Ein günstigeres Angebot kann teurer werden, wenn Datenbereinigung, Abstimmung von Kennzahlen oder Übergabe fehlen. Vergleiche deshalb die Gesamtkosten bis zur abgenommenen und betreibbaren Lösung.

Prüfe insbesondere:

• Welche Annahmen gelten zu Datenqualität und verfügbaren Schnittstellen?
• Welche Leistungen sind ausgeschlossen oder optional?
• Welche Mitarbeit wird von IT und Controlling erwartet?
• Wie werden zusätzliche Anforderungen geschätzt und freigegeben?
• Sind Lizenzen, Kapazitäten und laufender Support separat ausgewiesen?

Bei unklarer Ausgangslage ist eine klar begrenzte Analysephase häufig sinnvoller als ein scheinbar präziser Gesamtfestpreis. Ihr Ergebnis sollte die Grundlage für eine fundierte Umsetzungsentscheidung liefern, nicht automatisch weitere Beauftragungen auslösen.

Welche Prüfliste hilft beim Angebotsvergleich?

Eine gemeinsame Prüfliste macht Angebote vergleichbar, indem sie zugesagte Ergebnisse und offene Punkte sichtbar macht. Bewerte jeden Punkt als „verbindlich enthalten“, „unklar“ oder „nicht enthalten“ und notiere die Fundstelle im Angebot.

Prüfpunkt	Was schriftlich vorliegen sollte
Ziel und Umfang	Benannte Anwendungsfälle, Datenquellen und Berichte
Datenmodell-Audit	Prüfumfang, Ergebnisformat und priorisierte Maßnahmen
Kennzahlen	Definitionen, Referenzfälle und fachliche Freigabe
Abnahme	Kriterien, Verantwortliche und Testverfahren
Betrieb	Zuständigkeiten für Zugriffe, Aktualisierung und Störungen
Wissenstransfer	Zielgruppen, Übungen und Übergabeartefakte
Kaufmännische Grenzen	Annahmen, Ausschlüsse und Änderungsverfahren

Behandle fehlende Abnahmekriterien oder unklare Zugriffsrechte nicht wie kleine Schönheitsfehler. Solche Lücken betreffen die spätere Nutzbarkeit unmittelbar. Kläre sie vor der Beauftragung und lass Zusagen aus dem Verkaufsgespräch in das Angebot aufnehmen.

So gehen wir vor

Bei Ailio richten wir die Power BI Beratung an den Entscheidungen aus, die Deine Berichte unterstützen sollen. Wir verbinden dabei fachliche Klärung, technische Prüfung und die Vorbereitung des späteren Betriebs.

1. Zielbild eingrenzen: Gemeinsam mit IT und Controlling klären wir Anwendungsfälle, bestehende Probleme und den gewünschten Leistungsumfang.
2. Ausgangslage prüfen: Wir betrachten Datenquellen, Modelle, Kennzahlen und Betriebsbedingungen. Offene Fragen und Abhängigkeiten werden sichtbar gemacht.
3. Leistungen konkretisieren: Daraus leiten wir priorisierte Arbeitspakete, Liefergegenstände und passende Abnahmekriterien ab.
4. Umsetzung und Übergabe verbinden: Dokumentation, fachliche Validierung und Wissenstransfer werden von Anfang an eingeplant, nicht erst zum Projektabschluss.

Ailio ist in Bielefeld und Hamburg vertreten. Für die Zusammenarbeit ist entscheidend, dass Dein Fachbereich und Deine IT dieselben Ziele verfolgen und Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

Dein nächster Schritt: Umfang vor Preis klären

Bevor Du Angebote allein nach Preis vergleichst, markiere offene Punkte zu Audit, Kennzahlen, Abnahme und Übergabe. Fordere dafür verbindliche Ergänzungen an. Erst dann vergleichst Du tatsächlich ähnliche Leistungen.

Du möchtest ein bestehendes Power BI Vorhaben konkretisieren oder gezielt Unterstützung einplanen? Auf unserer Seite zur Power BI Beratung kannst Du mit Ailio den passenden Projektumfang klären.