Business Intelligence Beratung: Erst Anforderungen, dann Tools

Eine Softwaredemo zeigt Dir, wie gut ein Dashboard aussehen kann. Sie beantwortet aber selten, welche Entscheidungen Dein Unternehmen damit besser treffen wird. Genau dort beginnt gute Business Intelligence Beratung: bei den Fragen von Geschäftsführung und Controlling, den verfügbaren Daten und den Rahmenbedingungen der IT.

Wenn Du gerade eine BI-Lösung suchst, brauchst Du deshalb zuerst ein belastbares Anforderungsbriefing. Dieser Beitrag liefert Dir eine Vorlage, mit der Du Ziele, Kennzahlen, Datenquellen und Auswahlkriterien vor der Softwareentscheidung festhältst. So wird aus einer Geschmacksfrage eine nachvollziehbare Investitionsentscheidung.

Kurz gesagt: Die BI Tool Auswahl im Mittelstand gelingt, wenn Du Entscheidungsfragen, verbindliche Kennzahlendefinitionen, Datenquellen und Auswahlkriterien vor den Produktvergleich stellst. Ein gemeinsames BI-Anforderungsbriefing schafft dafür die Grundlage und macht sichtbar, welche Lösung fachlich, technisch und wirtschaftlich passt.

Was leistet Business Intelligence Beratung vor der Softwarewahl?

Business Intelligence Beratung übersetzt geschäftliche Entscheidungsfragen in überprüfbare Anforderungen an Daten, Auswertungen und Betrieb. Ihr erstes Ergebnis sollte deshalb kein Lizenzangebot sein, sondern ein abgestimmtes Zielbild mit klaren Prioritäten.

Die Geschäftsführung braucht beispielsweise Transparenz über Ergebnisentwicklung und Risiken. Das Controlling benötigt nachvollziehbare Berechnungen und belastbare Vergleiche. Die IT muss wissen, wie Daten angebunden, Zugriffe gesteuert und Aktualisierungen überwacht werden.

Eine BI Beratung bringt diese Perspektiven zusammen. Sie klärt auch, ob das Problem tatsächlich im Reporting liegt: Fehlende Stammdaten oder widersprüchliche Buchungslogiken lassen sich nicht durch ein neues Dashboard beheben.

Wenn zusätzlich Prognosen oder die Analyse von Einflussfaktoren gefragt sind, kann Data Analytics Beratung den Umfang erweitern. Diese Anforderungen gehören ausdrücklich ins Briefing, statt später stillschweigend Teil des BI-Projekts zu werden.

Wie gelingt die BI Tool Auswahl im Mittelstand?

Die BI Tool Auswahl im Mittelstand gelingt mit einem abgestimmten Anforderungsbriefing, klaren Ausschlusskriterien und einem Praxistest anhand eigener Daten. Eine attraktive Demo allein ist keine belastbare Entscheidungsgrundlage.

Gehe in dieser Reihenfolge vor:

1. Entscheidungen priorisieren: Welche wiederkehrende Entscheidung soll zuerst besser werden?
2. Kennzahlen vereinbaren: Wie werden die benötigten Werte berechnet und fachlich verantwortet?
3. Daten prüfen: Sind Quellen, Zugriffe, Qualität und Historie ausreichend?
4. Rahmenbedingungen festhalten: Welche Anforderungen gelten für Sicherheit, Integration und Betrieb?
5. Kandidaten testen: Können die Lösungen denselben priorisierten Anwendungsfall nachweisbar erfüllen?

Lege außerdem fest, wer die Entscheidung trifft. Fachbereiche bewerten Nutzbarkeit und Aussagekraft, die IT bewertet Architektur und Betrieb, die Geschäftsführung priorisiert Nutzen und Budget. Ohne diese Rollenverteilung wird die Auswahl leicht zur Abstimmung über persönliche Tool-Vorlieben.

Was gehört in ein BI-Anforderungsbriefing?

Ein BI-Anforderungsbriefing hält fest, welche Entscheidungen unterstützt werden, wie Kennzahlen definiert sind und welche Daten sowie Auswahlkriterien dafür gelten. Es dient Fachbereich, IT und möglichen Beratungspartnern als gemeinsame Arbeitsgrundlage.

Du kannst die folgende Vorlage direkt in Dein Projektdokument übernehmen. Nicht beantwortete Felder bleiben als offene Punkte sichtbar und erhalten eine verantwortliche Person.

1. Geschäftsziel und Entscheidungsfragen

• Anwendungsfall: Welcher Geschäftsprozess soll verbessert werden?
• Entscheidungsfrage: Welche konkrete Frage muss die Auswertung beantworten?
• Nutzer und Rhythmus: Wer entscheidet täglich, wöchentlich oder monatlich?
• Folgehandlung: Was passiert, wenn eine Kennzahl auffällig ist?
• Abgrenzung: Welche Themen gehören ausdrücklich nicht zum ersten Umfang?

Ein Beispiel: Statt „Wir brauchen ein Vertriebsdashboard“ formulierst Du „Welche Produktgruppen verlieren Rohertrag, und wo müssen wir Preise oder Einkaufskonditionen prüfen?“ Damit wird klar, welche Handlung die Analyse vorbereiten soll.

2. Kennzahlendefinitionen

Fülle diese Felder für jede priorisierte Kennzahl aus:

• Name und Zweck: Wie heißt die Kennzahl, und welche Entscheidung unterstützt sie?
• Formel: Welche Werte werden wie verrechnet?
• Zeitbezug: Gelten Rechnungsdatum, Lieferdatum oder Buchungsperiode?
• Detailgrad: Wird nach Gesellschaft, Kunde, Produkt oder Auftrag ausgewertet?
• Sonderfälle: Wie behandelst Du Gutschriften, Stornos, Währungen und fehlende Werte?
• Verantwortung: Wer bestätigt die fachliche Richtigkeit?

Beim Rohertrag reicht „Umsatz minus Wareneinsatz“ nicht aus. Du musst zusätzlich festlegen, welche Umsatz- und Kostenbestandteile einfließen und wie sie zeitlich zugeordnet werden. Andernfalls können zwei technisch korrekte Berichte unterschiedliche Ergebnisse zeigen.

3. Datenquellen und Datenqualität

• Quellsysteme: Welche Daten kommen aus ERP, CRM, Dateien oder weiteren Anwendungen?
• Zugriff: Welche Schnittstellen und Berechtigungen sind verfügbar?
• Verknüpfung: Gibt es gemeinsame Kunden-, Produkt- und Gesellschaftsschlüssel?
• Historie und Aktualisierung: Wie weit zurück reichen die Daten, und wie aktuell müssen sie sein?
• Bekannte Lücken: Wo fehlen Werte, Zuordnungen oder belastbare Stammdaten?
• Zuständigkeit: Wer kann Fehler an der Quelle beheben?

Beschreibe Aktualität als fachlichen Bedarf. Eine monatliche Ergebnisbesprechung verlangt nicht automatisch eine laufende Echtzeitaktualisierung.

4. Auswahlkriterien und Betriebsmodell

• Muss-Kriterien: Welche Anforderungen dürfen keinesfalls fehlen, etwa rollenbasierte Zugriffe?
• Soll-Kriterien: Welche Funktionen sind nützlich, aber verhandelbar?
• Integration: Welche bestehenden Systeme und Identitätsdienste müssen angebunden werden?
• Betrieb: Wer übernimmt Support, Änderungen, Überwachung und Berechtigungsverwaltung?
• Kostenrahmen: Welche einmaligen und laufenden Aufwände sind akzeptabel?
• Abnahmekriterien: Woran erkennst Du, dass der Anwendungsfall funktioniert?

Ein prüfbares Abnahmekriterium wäre: Das Controlling kann den ausgewiesenen Monatswert anhand vereinbarter Quelldaten nachvollziehen, und Nutzer sehen ausschließlich die für sie freigegebenen Gesellschaften.

5. Offene Fragen und Freigabe

Halte Annahmen, ungeklärte Punkte, Verantwortliche und Entscheidungstermine fest. Geschäftsführung, Controlling und IT bestätigen das Briefing vor dem Tool-Vergleich; spätere Änderungen werden dokumentiert.

Wie vergleichst Du BI-Tools nachvollziehbar?

Ein nachvollziehbarer BI-Tool-Vergleich bewertet alle Kandidaten anhand derselben Anforderungen und desselben Testfalls. Ausschlusskriterien werden zuerst geprüft, gewichtete Bewertungskriterien erst danach.

Lege Gewichtungen fest, bevor Du Produktpräsentationen siehst. Dokumentiere für jedes Kriterium nicht nur eine Bewertung, sondern auch den Nachweis: etwa einen getesteten Datenzugriff, eine geprüfte Berechtigungsregel oder eine nachvollziehbare Kostenannahme. Unbekannt ist nicht automatisch erfüllt.

Teste mit einem repräsentativen, datenschutzgerecht bereitgestellten Datenausschnitt. Dazu gehören auch schwierige Fälle wie fehlende Zuordnungen oder Gutschriften, nicht nur saubere Beispieldaten.

Wichtig ist die Trennung: Dieser Anforderungs- und Tool-Vergleich klärt, welche Lösung grundsätzlich passt. Ein Angebotsvergleich für Power BI bewertet dagegen konkrete Leistungen, Verantwortlichkeiten und Konditionen innerhalb einer bereits eingegrenzten Plattformentscheidung. Die Power BI Beratung von Ailio setzt dort mit plattformspezifischer Unterstützung an.

Was kostet BI Beratung, und was gehört ins Budget?

Die Kosten für BI Beratung hängen vom fachlichen Umfang, der Datenlage und der notwendigen Umsetzung ab. Eine belastbare Kalkulation trennt Anforderungsarbeit, Datenaufbereitung, Reporting und laufenden Betrieb.

Berücksichtige neben Lizenzen auch interne Mitarbeit, Schnittstellen, Datenmodellierung, Schulung, Support und spätere Erweiterungen. Bitte Anbieter, Annahmen und ausgeschlossene Leistungen ausdrücklich auszuweisen.

Ein klar abgegrenzter erster Anwendungsfall erleichtert die Kalkulation. Wenn die Datenqualität noch unbekannt ist, sollte zunächst ihre Prüfung beauftragt werden, statt eine scheinbar genaue Gesamtsumme auf unsichere Annahmen zu bauen.

So gehen wir vor

Bei Ailio beginnen wir mit der gemeinsamen Klärung von Entscheidungsbedarf, Datenbasis und Betriebsverantwortung. Daraus leiten wir einen priorisierten Umsetzungsvorschlag ab, statt die Softwarewahl vorwegzunehmen.

• Briefing erarbeiten: Wir strukturieren mit Geschäftsführung, Controlling und IT die relevanten Fragen und halten offene Punkte fest.
• Machbarkeit prüfen: Wir betrachten Quellsysteme, Kennzahlendefinitionen, Datenqualität und Zugriffsanforderungen.
• Auswahl vorbereiten: Wir übersetzen Anforderungen in prüfbare Kriterien und einen geeigneten Testfall.
• Umsetzung planen: Wir klären Datenmodell, Reporting, Abnahme und Übergabe in den Betrieb.

Mit Standorten in Bielefeld und Hamburg unterstützt Ailio Dich dabei, fachliche Anforderungen und technische Umsetzung zusammenzubringen. Wenn Power BI zu Deinen Anforderungen passt, führen wir das Briefing in die konkrete Plattformplanung über.

Vom Briefing zur belastbaren Entscheidung

Du musst vor dem ersten Beratungsgespräch noch nicht jede Kennzahl fertig definiert haben. Bringe Deine wichtigste Entscheidungsfrage, die bekannten Datenquellen und die beteiligten Rollen mit.

Du möchtest prüfen, ob Power BI dazu passt? Sprich mit Ailio über Deine Anforderungen und die nächsten Schritte.